Les enjeux de la dématérialisation des achats publics

Dans le domaine des achats publics, la dématérialisation signifie la possibilité de gérer son marché à l’aide d’outils électroniques comme l’utilisation d’une messagerie électronique ou via une plateforme en ligne.

2018 : Vers une dématérialisation totale des achats publics

La commande publique à du retard à rattraper en matière de numérisation des procédures et des marchés. L’observatoire économique de l’achat public (OEAP) affirme, en 2013, que seulement 15% des procédures avaient fait l’objet d’au moins une offre dématérialisée, ce qui signifie que moins de 5% des marchés sont dématérialisés au-delà de la seule publicité. Toutefois, l’État français entend bien moderniser la commande publique. À titre d’exemple, depuis le 1^er janvier 2017, la législation oblige les organismes publics à mettre en place la facturation électronique. Puis à compter du 1er octobre 2018, ce sont les acheteurs qui devront dématérialiser tous leurs documents de consultation. Sur le long terme, le ministère de l’économie espère imposer la dématérialisation totale des procédures de passation.

« Avec la réforme du droit de la commande publique entrée en vigueur au 1er avril 2016 et conformément aux nouvelles règles européennes, a été tracé l’objectif d’une complète dématérialisation des procédures de marchés publics et de déploiement d’une démarche d’open data sur les données essentielles des marchés publics et contrats de concessions d’ici le 1er octobre 2018 au plus tard. », Direction des affaires juridiques, 2016.

Au fond, Il faut bien l’admettre la dématérialisation des achats publics présente de réels bénéfices :

– Plus de simplicité
– Moins de lourdeurs administratives
– Plus de fluidité dans la gestion et le suivi des marchés
– Moins couteux que la gestion manuelle
– Plus fiable et sécurisé pour les entreprises comme pour les organismes publics

Elle permet également aux entreprises ayant pour habitude de répondre aux marchés publics de gagner du temps et de structurer leurs réponses. De plus, la dématérialisation limite les coûts liés à l’impression des dossiers et aux envois.

La dématérialisation de la procédure adaptée (MAPA)

Du côté de la procédure adaptée (MAPA), l’acheteur n’a aucune obligation particulière en termes de dématérialisation. La seule exception réside dans les marchés de fournitures et services informatiques de plus de 90 000 € HT. Dans ce cas, la transmission des candidatures et des offres doit se faire impérativement par voie électronique. Néanmoins, les acheteurs peuvent parfaitement dématérialiser toutes les étapes de leur marché. Cette « numérisation » de la procédure adaptée doit permettre de sécuriser chaque étape et d’éviter les erreurs. On constate souvent dans les organisations, un manque de structure qui entraîne des oublis ou des incompréhensions. Par exemple, un collaborateur qui vous parle de son besoin de nouveau mobilier de bureau au détour d’un couloir ou un responsable de service qu ne valide jamais vos propositions de devis. Autant des mauvaises habitudes qui ralentissent le bon fonctionnement de votre service achats. C’est pourquoi il est primordial de bien définir sa procédure adaptée (MAPA), étape par étape, et d’utiliser des outils numériques simples à utiliser. Ainsi, vos collaborateurs seront plus sereins et plus efficaces dans leurs missions. Pour vous aider à démarrer, nous avons créé un guide dédié aux outils numériques et à la dématérialisation des étapes d’un marché.